ビジネスシーンに役立つ!フォーマルな英語の手紙の書き方


17262097861_4ccedda882_z

相手に失礼のないビジネスレターを送りたいときは、相手が瞬時に手紙の内容を理解できるように、決まった型に沿って作成することが大切です。

綺麗なビジネス文書が書けると、「この人、デキる!」と相手からの信頼を得ることにもつながります。

そこで今回は、フォーマルな英文レターの基本的な書き方を紹介します。英語でビジネスレターを書くときの参考にどうぞ!

photo by Sohel Parvez Haque

 

スポンサードリンク

 

基本的な英文ビジネスレターの構成要素

フォーマルな英語の手紙には、基本的に次の9つの要素で構成されています。

  1. レターヘッド(Letterhead)
  2. 日付(Date)
  3. 宛先(Inside Adress)
  4. 敬辞(Salutation)
  5. 表題(Subject)
  6. 本文(Body)
  7. 結び(Complimentary Close)
  8. 署名(Signature)
  9. その他

順番に説明していきます。

スクリーンショット_2015-05-10_18_05_29 2

 

1. レターヘッド(Letterhead)

通常、ビジネスレターの最上部には、レターヘッドがあり、自社の商号やロゴ、電話・FAX・URL・Emailアドレスなどが記載されています。

このレターヘッドがあることで、正式な文章のイメージを与えることができます。1ページ目のみに記載します。

 

2. 日付(Date)

レターヘッドの下部に日付を明記します。ビジネスレターにおいて日付は重要な要素となるので、前後に1行あけて目立つようにします。

月を英語表記、日を数字表記で書きます。アメリカ式とイギリス式があり、アメリカ式は月から、イギリス式は日にちから表記します。

アメリカ式:May 15, 2015
イギリス式:15 May, 2015

 

3. 宛先(Inside Adress)

相手の宛先を記載します。封筒に書く宛名(Outside Address)と一致させるのが一般的です。

→ 英語の手紙を確実に届ける!キレイで見やすい宛名の書き方

 

4. 敬辞(Salutation)

日本語の「◯◯様」「拝啓」「関係者各位」などにあたる部分です。フォーマルな場面では、「Dear Mr./Ms. 名字」で書くのが一般的。

→ コピペOK!英語の手紙の最初に使える書き出し例文まとめ

 

5. 表題(Subject)

相手が一目見て何の手紙かわかるように、タイトルを記載します。「Subject:」と記して書くのが一般的です。返事のレターの場合は、「Re:」と記します。

アンダーラインや太字を使って、目立つように記載します。

 

6. 本文(Body)

本文を記載します。

段落を分けたり改行を使って、相手に見やすい手紙になるように配慮します。手紙が2ページ以上になる場合は、最終ページの本文が少なくとも4行以上になるようにレイアウトを調整します。

 

7. 結び(Complimentary Close)

日本語の「敬具」にあたる部分です。冒頭の単語は大文字で書き、最後はコンマで締めくくります。

→ 英語の手紙の最後の締めに!結びで使える例文まとめ

フォーマルな場面では、「Sincerely」さえ覚えておけば問題ありませんが、「Yours」を付ける場合はイギリス式とアメリカ式の違いに注意しましょう。

・Yours Sincerely, → イギリス式
・Sincerely yours, → アメリカ式

 

8. 署名(Signature)

結びの言葉の下に、自筆でサインします。

サインだけでは、相手が自分の名前を読めない可能性があるので、サインの下に名前・役職・部署名などをタイプします。

また外国人にとって日本人の名前は、男性/女性の判断が難しいので、カッコ書きで(Mr. / Ms. )を明記してあげるとより親切なレターになります。

 

9. その他

その他、同封物(Enclosure)の有無や、カーボンコピー(cc)、追伸(PS)を記載することがあります。

同封物(Enclosure / Attachment)

同封資料がある場合、その内容と枚数を明記します。

・Enclosure
・Enclosures
・Enc.
・Encls.
・1 Attachment
・Attachments (2)

カーボンコピー(cc)

他にも同じ手紙を受け取った人がいる場合、CCに続けて送った人の名前を記載します。無記名の場合は、bccとします。

・CC
・cc
・Copy to

追伸(PS)

書き漏らしがあった時や、追加で伝えたいことがある場合に用いられます。ビジネス文書で使用されることはほとんどありません。

・PS
・P.S.

 

 

まとめ

以上今回は、フォーマルな英文レターの基本的な書き方を紹介しました。

1. レターヘッド(Letterhead)
2. 日付(Date)
3. 宛先(Inside Adress)
4. 敬辞(Salutation)
5. 表題(Subject)
6. 本文(Body)
7. 結び(Complimentary Close)
8. 署名(Signature)
9. その他

ビジネスレターを書く際は、TPOを意識して、相手の立場に立った文章を書くことを心がけたいですね!

ぜひ参考にしてみてください。



英語ペラペラになりたい!

…もし、そんな風に思ってるなら
参考書を眺めることはやめて、直接外国人とどんどん英語で喋ってみましょう。

サラリーマン。OLさん。学生さんに主婦の方々。
みんなやってる『オンライン英会話』でたっぷり喋る事ができますよ。

英会話業界でも、今最も話題のジャンルです。
1レッスン 100円をきるスクールや、英会話教室に通う数十分の一の金額で何度でもマンツーマンでレッスンできるスクール等もあります。

ほとんどのスクールが25分程度の無料体験が可能。直接喋ってみる事で、英語力へのモチベーションが大きく変わるかもしれません。

『オンライン英会話』を選ぶ3つのコツ と人気ランキング


スポンサードリンク



3



同じカテゴリ「 英語例文集 」内のおすすめ記事



サブコンテンツ