上司や社長の代筆で英語の手紙を書く時に使える表現まとめ


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上司や社長の代筆で海外のお客様などに手紙を出す場合、どのように書けば良いのでしょうか?また、今後の連絡も自分が代行して受けたい場合はどのように表現するのが適切でしょうか?

調べてみました。

代筆で手紙を書くときの参考にどうぞ!

photo by Fabio Aro

 

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先方に代筆であることを伝える表現

外資系企業などでは、秘書が上司や社長の代わりに手紙を代筆することは、ごく普通に行われています。

ですので、通常は文中に代筆で書いている旨の断りを入れる必要はありません。秘書が書いているということが分かれば良いのです。

秘書が書いているということを証明するには、手紙の署名欄に次のように表現すればOKです。最下部には上司の会社でのポジションを明記します。(秘書:Megumi Endo、上司:Carlos Ghosnの場合)

・Megumi Endo  
 for Carlos Ghosn 
 CEO       

・Megumi Endo
 Secretary to Carlos Ghosn
 CEO

 

また、もし手紙の冒頭に代筆であることを明記したい場合は、以下のように表記します。

・I’m writing this letter on behalf of Carlos Ghosn.
「カルロス・ゴーンの代理で手紙を書いています。」

・Carlos Ghosn requested me to write this letter.
「カルロス・ゴーンに頼まれ、代筆しています。」

・I am writing this letter for Carlos Ghosn.
「カルロス・ゴーンの代わりにこの手紙を書いています。」

 

 

自分に連絡をして欲しいとき

手紙に対しての問い合わせを、上司ではなく自分にして欲しいときは、手紙の最後に以下の表現を入れます。

・Please don’t hesitate to contact me if you have any questions.
「何かご不明な点があれば、お気軽にご連絡ください。」

そしてその下に、「Sincerely,」に続けて秘書の名前を書き、「Secretary to 上司の名前」と書き添えておけば、先方は全て理解してくれます。

 

例)

Please don’t hesitate to contact me if you have any questions.

Sincerely,

Megumi Endo
Secretary to Carlos Ghosn
CEO

 

 

まとめ

以上今回は、上司や社長の代筆で英語の手紙を書く時に使える表現を紹介しました。

海外のお客様の来社日時の確認や、上司のスケジュールの調整などで、秘書が上司の代わりに手紙を書く場面は多いです。この記事が、少しでも仕事のお役に立てれば幸いです。



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